Sammelzahlung in DATEV auflösen und ausziffern — mit Beispiel

Wissen · DATEV-Praxis — Lesezeit ≈ 7 Min. — Stand: August 2026

Kurz gesagt: Eine Sammelzahlung wird in DATEV nicht als ein Buchungssatz erfasst, sondern anhand des Avis in ihre Einzelposten aufgeteilt — je Posten mit der Rechnungsnummer im Belegfeld 1, damit der OP-Ausgleich greift. Was nicht automatisch ausgleicht, wird über „Buchungen ausziffern“ manuell zugeordnet, bis der Saldo null ist.

Warum die Automatik an Kassenzahlungen scheitert

DATEV gleicht offene Posten dann zuverlässig aus, wenn Zahlung und Rechnung zusammenfinden — über einen inhaltsgleichen Feldinhalt, in der Praxis die Rechnungsnummer im Belegfeld 1. Eine Kostenträger-Sammelzahlung liefert aber genau das nicht: Der Kontoumsatz trägt einen Sammelbetrag und einen Verwendungszweck, der die enthaltenen Fälle nicht nennt. Die Zuordnungsinformation steht ausschließlich im . Deshalb führt der Weg immer über zwei Schritte: die Zahlung anhand des Avis aufteilen — DATEV nennt den Vorgang in seinen Hilfedokumenten „Sammelzahlungen auflösen“ — und die entstehenden Einzelbuchungen gegen die offenen Posten ausgleichen.

Der Ablauf in fünf Schritten

Avis bereitlegen, Posten identifizieren. Je Avis-Zeile die zugehörige Rechnungs- bzw. Fallnummer ermitteln. Die vollständige Avis-Systematik →
Zahlung aufteilen statt durchbuchen. Die eine Bankbuchung wird zu mehreren Buchungszeilen: je Einzelforderung Bank an Debitor — mit dem exakten Rechnungsnummern-Inhalt im Belegfeld 1. Entscheidend ist Inhaltsgleichheit: Weicht der Feldinhalt auch nur um ein Präfix ab, findet der automatische Ausgleich nicht statt.
Kürzungen als eigene Zeilen erfassen. Absetzungen und Verrechnungen werden nie im Zahlbetrag „verrechnet“, sondern als getrennte Buchungen geführt — Absetzungen mit Ursache auf das Klärkonto. Warum und wie →
Ausziffern. Was nicht automatisch ausgeglichen wurde, wird im DATEV-Fenster „Buchungen ausziffern“ zugeordnet: zusammengehörende Buchungen markieren, Saldo null — ausgeziffert. Bleibt ein Restbetrag, bietet DATEV dessen Ausbuchung an; ob ausgebucht oder als offener Rest stehen gelassen wird, ist eine fachliche Entscheidung, keine technische (Details je Konfiguration: DATEV-Hilfedokument „Buchungen ausziffern“, Dok.-Nr. 1036323).
Kontrolle. -Liste nach dem Lauf: keine bezahlten Posten mehr offen, jede Differenz als benannter Klärposten, Summe der Aufteilung gleich Zahlbetrag laut Kontoauszug — centgenau.

Eine Zahlung, viele Posten

Schema. Beispielwerte aus dem Artikel.

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Beispiel: eine Kassenzahlung über 12.240,00 EUR

Aufteilungszeile	Belegfeld 1	Betrag
Bank an Debitoren, 14 Posten Pflegesachleistung	je Rechnungsnummer	11.240,80
Bank an Debitoren, 3 Posten Nachberechnung	je Rechnungsnummer	1.203,75
Klärkonto Absetzung § 302 an Debitor	Rechnungsnummer des gekürzten Falls	−84,30
Auszifferung Guthabenposten Vormonat (Umbuchung Debitoren)	ursprüngliche Rechnungsnummer	−120,25
Summe = Zahlbetrag laut Kontoauszug		12.240,00

Die drei Stolpersteine

1. Belegfeld 1 leer oder abweichend. Der häufigste Grund, warum OPOS trotz Zahlung offen bleiben — die Rechnungsnummern in Abrechnungssoftware und Fibu müssen identisch geschrieben sein (gleiches Format, keine wechselnden Präfixe).

2. Die Sammelkonto-Falle. Wer die Sammelzahlung „erst mal“ auf ein Verrechnungskonto bucht, hat die Arbeit nicht verschoben, sondern verdoppelt: Die Auflösung braucht das Avis später genauso — nur ist es dann schwerer auffindbar.

3. Jahreswechsel. Zahlungen im Januar für Dezember-Forderungen: Beim Ausziffern auf das richtige Wirtschaftsjahr achten (DATEV führt dafür ein eigenes Hilfedokument zum jahresübergreifenden Ausziffern).

Wann Handarbeit die falsche Antwort ist

Fünf Posten pro Avis: Handarbeit. Vierzig Posten, sieben Absetzungen, drei Kassen pro Monat: ein vorbereiteter, festschreibbarer Buchungsstapel, in dem Aufteilung, Belegfelder und Klärkonto-Zeilen bereits fertig sind — in der Kanzlei bleibt der Import.

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Häufige Fragen zum Ausziffern

Was bedeutet Ausziffern in DATEV?

Das Zuordnen und Ausgleichen zusammengehörender Buchungen auf einem Konto: Ergibt der Saldo der markierten Buchungen null, gelten die Posten als ausgeglichen. Der dokumentierte Funktionsname lautet ‚Buchungen ausziffern‘.

Warum gleicht DATEV meine Kassenzahlungen nicht automatisch aus?

Weil der Kontoumsatz die enthaltenen Rechnungen nicht nennt. Der automatische Ausgleich braucht einen inhaltsgleichen Feldinhalt (Rechnungsnummer im Belegfeld 1) — den liefert erst die Aufteilung der Zahlung anhand des Avis.

Was mache ich mit einem Restbetrag beim Ausziffern?

Erst die Ursache klären: Teilzahlung, Absetzung oder Zuordnungsfehler. Ausgebucht wird ein Rest nur mit dokumentiertem Grund — sonst bleibt er als benannter Klärposten stehen.

Kann die Aufteilung auch als Buchungsstapel importiert werden?

Ja. Ein vorbereiteter Stapel (EXTF/ASCII) enthält Aufteilungszeilen, Belegfelder und Klärkonto-Buchungen fertig — der OP-Ausgleich läuft dann beim Import.

Fachlich geprüft

Dieser Ratgeber basiert auf gelebter Abstimmungspraxis: fachliche Leitung mit Bilanzbuchhaltung, über zehn Jahre DATEV-Praxis und verantwortlicher Konzernbuchhaltung einer PE-geführten Klinikgruppe. Jede Buchungslogik ist an echten Stapeln erprobt.

Dieser Beitrag beschreibt buchhalterische Abläufe und ersetzt keine steuerliche Beratung.