Verfahrensdokumentation für Vorsysteme: Abrechnungssoftware GoBD-fest an die Fibu anbinden

Was die GoBD unter „Vorsystem“ verstehen

Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD) definiert das DV-System als Hauptsystem plus Vor- und Nebensysteme — und nennt als Beispiele unter anderem Fakturierung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehrssystem, Zeiterfassung, Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme, ausdrücklich „einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen“ (Rz. 20). Ob die Software im eigenen Haus oder in der Cloud läuft, ist dabei unerheblich. Für eine Pflegeeinrichtung heißt das konkret: Die Abrechnungssoftware ist die Fakturierung — sie erzeugt die Ausgangsrechnungen und damit steuerlich relevante Grund(buch)aufzeichnungen. Zwei Folgen daraus werden regelmäßig übersehen: Werden nur verdichtete Zahlen in die Fibu übernommen, müssen die Einzelaufzeichnungen im Vorsystem erhalten bleiben (Rz. 99); und die dort erzeugten Daten sind im Ursprungsformat aufzubewahren (Rz. 132) — ein PDF-Ausdruck der Rechnungsliste ersetzt die Datensätze nicht.

Was die Dokumentation leisten muss

Für jedes DV-System verlangen die GoBD eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind — verständlich für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit (Rz. 151). Die Regelgliederung besteht aus vier Teilen: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation (Rz. 153). Die Beschreibung des internen Kontrollsystems ist ausdrücklich Bestandteil (Rz. 102) — Zugriffsrechte, Funktionstrennung, Erfassungskontrollen. Und: Die Dokumentation muss über die Aufbewahrungsfrist nachweisen, dass das beschriebene Verfahren dem tatsächlich eingesetzten entspricht — Änderungen gehören historisch nachvollziehbar hinein (Rz. 154). Zur Einordnung der Fallhöhe: Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation ist für sich genommen kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, soweit Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt sind (Rz. 155) — aber genau diese Nachvollziehbarkeit steht bei einem undokumentierten Abrechnungs-zu-Fibu-Prozess infrage.

Das Vorsystem-Kapitel — eine Gliederung, die trägt

Für die Abrechnungssoftware einer Pflegeeinrichtung hat sich diese Struktur bewährt (angelehnt an die Vier-Teile-Gliederung der Rz. 153):

1. 01
   Allgemein: Welche Software, welche Version, wer betreibt sie, welche steuerlich relevanten Daten entstehen (Ausgangsrechnungen, Korrekturen, Leistungsnachweise).
2. 02
   Datenfluss: Von der Leistungserfassung über den Abrechnungslauf bis zur Übergabe an die Fibu — inklusive Format (z. B. CSV-Export, Konverter, Buchungsstapel), Taktung und Verantwortlichen je Schritt. Jede Schnittstelle einzeln.
3. 03
   Kontrollen (IKS): Wer darf fakturieren und stornieren, Vier-Augen-Schritte, Vollständigkeitsabgleiche (Abrechnungslauf gegen Fibu-Erlöse, Zahlungszuordnung gegen OPOS), Umgang mit Korrekturen und Wiedereinreichungen.
4. 04
   Aufbewahrung und Betrieb: Wo liegen die Ursprungsdaten, Löschfristen, Sicherungen, Berechtigungen, Update-/Änderungshistorie der Software.

Als Startpunkt für das Gesamtdokument existieren etablierte, kostenfreie Muster: die AWV-Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (Version 1.0 vom 19.10.2015, Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung) und die Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen von BStBK und DStV (Version 2.0 vom 29.11.2019). Beide decken das Vorsystem-Kapitel nicht branchenspezifisch ab — genau dieses Kapitel muss je Einrichtung ergänzt werden.

So sieht die wichtigste Kontrolle konkret aus

Die eine Kontrolle, die in keinem Vorsystem-Kapitel fehlen darf, ist der monatliche Vollständigkeitsabgleich zwischen Abrechnungslauf und Fibu — dokumentiert sieht er so aus:

Beispielwerte. Geprüft von, Datum, Abzeichnung, Ablageort — vier Angaben, die aus einer Zahl eine Kontrolle im Sinne der Rz. 100–102 machen. Weicht die Differenz von 0,00 ab, gehört die Ursache (Storno nach Stichtag, nicht übergebener Lauf, Korrektur) dokumentiert dazu.

Der Sonderfall: ein externer Dienstleister bucht

Übernimmt ein Dienstleister die Zuordnung von Kostenträgerzahlungen und liefert Buchungsstapel, ist dieser Prozess Teil des Verfahrens — und gehört in die Dokumentation: wer liefert was in welchem Format, wie ist der Prüfpfad je Buchung aufgebaut, wie wird festgeschrieben, wie sind Verschwiegenheit und Datenschutz geregelt. Transparenz an dieser Stelle ist kein Risiko, sondern die Antwort auf die Prüferfrage, bevor sie gestellt wird. (Wir liefern dieses Kapitel für unseren Abstimmungsprozess fertig formuliert mit — als Baustein für die Verfahrensdokumentation des Mandanten.)

Die fünf Fragen, die ein Prüfer wirklich stellt

1. 01
   Wie kommt eine Rechnung aus der Abrechnungssoftware in die Fibu — und wer kontrolliert die Vollständigkeit?
2. 02
   Wo liegen die Einzelaufzeichnungen, wenn die Fibu nur Summen zeigt?
3. 03
   Wer darf im Vorsystem stornieren und ändern — und wird das protokolliert?
4. 04
   Entspricht die dokumentierte Version dem, was tatsächlich läuft?
5. 05
   Wer hat die Zahlungszuordnung gemacht, und woran erkenne ich je Buchung die Grundlage?

Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation

Dieser Beitrag beschreibt buchhalterische Abläufe und ersetzt keine steuerliche Beratung.